Proatia Manual - as per government requirements in accordance with the Information Act.

MANUAL

 Prepared in accordance with Section 51 of  The Promotion of Access to Information Act    Act 2 of 2000  (the “ACT”)    NOVEMBER 2011                   
   

 INDEX 

1. Introduction to HFSystems CC 
 
2. Contact Details   

3. Guide in terms of Section 10 of the Act   

4. Notice(s) in terms of Section 52(2) of the Act   

5. Information / documents available in accordance with other legislation   

6. Documents / Information held by HFSystems cc   

7. Other information   

8. Availability of the Manual 

    

1.  INTRODUCTION 

The aim of the manual is to assist potential requestors as to the procedures to be followed when requesting access to information / 

documents from HFSystems cc as  contemplated in terms of the Act. The manual may be amended from time to time and as soon as 

any amendments  have been finalized, the latest version of the manual will be made public.  Any requestor is advised to contact us, 

should he/she require any assistance in  respect of the utilization of this manual and / or the requesting of information /  documents 

from HFSystems cc.  The following words will bear the following meaning in this manual:   “the Act” shall mean the Promotion of Access 

to Information Act, Nr. 2 of 2000, together with all relevant regulations published;   “the / this manual” shall mean this manual together 

with all annexures thereto as  available at the offices of HFSystems cc from time to time.   “HFSystems cc” shall mean HFSystems cc, 

structured as a company that conducts  business as a Computer Software Develop Company and the Selling and Repairing of Computer 

as well as Communication products. “SAHRC” shall mean the South African Human Rights Commission. “Information Officer” will mean 

Mrs. Elize Findt – appointed by the Managing  Director of HFSystems cc, to which requests for information in terms of the Act, should be addressed. 

 

2. CONTACT DETAILS 

Section 51(1)(a) of the Act  Name of body:  HFSystems cc   

Appointed Information Officer:   Elize Findt   

Address:  19 Rossouw Crescent,  Minnebron, 1549, Gauteng  Postal Address:  P.O. Box 8748,  Minnebron, 1549   

Telephone: 082 378 1689         Fax:  086 552 8487   

  E-mail:  info@hfsystems.co.za. 

3. GUIDE IN TERMS OF SECTION 10 OF THE ACT 

(Section 51 (1)(b) of the Act)  In terms of Section 10 of the Act, a guide will be compiled by the South African  Human Rights Commission

 containing such information as may be required by a  person who wishes to exercise any right contemplating in the Act.  The guide will be 

 made available in all official languages by the SAHRC and is obtainable from the  SAHRC.  Contact  details  of  the  South  African  Human 

 Rights  Commission  (SAHRC)  are  as  follows:  PAIA Unit  The Research and Documentation Department  Private Bat 2700  Houghton  2041 

 Telephone: +27 11 484 8300  Fax: +27 11 484 0582 / 1360  Website: www.sahrc.org.za  E-Mail: PAIA@sahrc.org.za  

4. NOTICE(S) IN TERMS OF SECTION 52(2) OF THE ACT (Section 51(1)(C) of the Act) 

At this stage no notice(s) has / have been published  

5. INFORMATION / DOCUMENTS AVAILABLE IN ACCORDANCE WITH OTHER
LEGISLATION (Section 51(1)(d) of the Act) 

HFSystems cc keeps information / documents in accordance with the following  legislation:  Insolvency Act, Nr. 24 of 1936 (Sections 134 and 155)  

Pension Funds Act, Nr. 24 of 1956  Income Tax Act, Nr. 58 of 1962 (Section 75)  Companies Act, Nr. 61 of 1973  Copyright Act, Nr. 98 of 1978 

 Attorneys Act, Nr. 53 of 1979  Regional Service Councils Act, Nr. 109 of 1985  Value Added Tax Act, Nor. 89 of 1991 (Section 65)  Occupational Health

 and Safety Act, Nr. 85 of 1993  Compensation for Occupational Injuries and Diseases Act, Nr. 130 of 1993 (Section

97)  Labour Relations Act, Nr. 66 of 1995  Basic Conditions of Employment Act, Nr. 75 of 1997 (Section 31)  Employment Equity Act, Nr. 55 of 1998

 (Section 26)  Skills Development Act, Nr. 97 of 1998  ? Medical Schemes Act, Nr. 131 of 1998  Skills Development Levies Act, Nr. 9 of 1999  

Unemployment Insurance Act, Nr. 63 of 2001 

 

6. INFORMATION / DOCUMENTS AVAILABLE IN ACCORDANCE WITH OTHER 

 

HFSystems cc hold the information / documents listed herein below:  Contracts  Client data base (personal information of clients, financial information, 

agreements and proposals)  Employment Contracts – where applicable  Insurance policies  It is recorded that any and all documents / information requested 

pertaining to the  aforesaid shall only be made available to a requestor subject to the provisions of the  Act.  None of the information held by HFSystems cc

 is automatically available  without a person having to request access in terms of and subjected to the provision  of the Act.  A request for information should be

 in the prescribed form, addressed to the  Information Officer and submitted against payment of the prescribed fee. 

 

7. AVAILABILITY OF THE MANUAL (Section 51(3) of the Act) 

The manual is available for inspection at the offices of HFSystems cc  Copies of the manual may be obtained, subjected to the prescribed fees,

 at the  offices of HF Systems cc  The manual can also be accessed on the websites of the SAHRS  (www.sahrc.org.za) and HFSystems cc

 (www.hfsystems.co.za) and will be  published in the Government Gazette. It should be noted that the manual accessible on the website of the

 SAHRC and in  the Government Gazette, does not include the request for of the fee structure.   The request forms and fee structure can be obtained

 on the SAHRC website  (www.sahrc.org.za) or the website of the Department of Justice and  Constitutional Development (www.doj.gov.za) (under “regulations”).